Presentaciones Zen

¿Cuántas veces ha asistido a presentaciones en las que un orador diserta sobre su tema al tiempo que hace avanzar sus diapositivas sobre una pantalla? ¿Tiene la sensación de haber visto ya esas diapositivas varias decenas de veces? ¿Le resulta sencillo escuchar al conferenciante y al mismo tiempo leer lo que se proyecta en la pantalla? Yendo un poco más lejos aún: ¿admitiría que las presentaciones le llegan a aburrir? Sepa que si es así, no tiene nada de extraño. Ya alrededor del año 2000 se acuñó la expresión “muerte por PowerPoint” para expresar el sentimiento de saturación que este tipo de conferencias, apoyadas en las tecnologías multimedia pero deficientemente elaboradas, han llegado a provocar entre los profesionales de la empresa.

Aunque las presentaciones con un ordenador que proyecta imágenes y texto sobre una superficie blanca no son siempre las más adecuadas, lo cierto es que la aparición de herramientas como PowerPoint de Microsoft o Keynote de Apple ha hecho creer que ya nada es posible sin ellas. En las empresas nadie concibe hoy que usted no solicite un proyector si tiene que exponer sus ideas ante un auditorio. Es más, se le mirará con cierta desconfianza dando por seguro que no es usted una persona rigurosa que prepare sus temas a conciencia.

Lo peor de todo es que se ha ido creando un estereotipo que hoy somete a los profesionales a presentaciones de negocios pobremente diseñadas, monótonas y poco clarificadoras. Una diapositiva típica suele incluir unos títulos genéricos, la clásica enumeración de ítems, gráficos abigarrados o cliparts sin una función clara, temas y subtemas bajo el eterno formato de jerarquización o un logo que se repite desde el principio hasta el final sin que se sepa muy bien con qué objeto.

El azote de estas presentaciones más adormecedoras que estimulantes, ineficaces porque entorpecen la transmisión de un mensaje directo y claro, no es culpa siempre de los presentadores. Éstos han aprendido unos malos hábitos y desconocen algunos de los elementos más básicos de la comunicación. Por ejemplo, lo que muchas investigaciones han confirmado: las personas procesamos con más dificultad la información si esta nos llega, de manera simultánea, de forma verbal y escrita.

El lado positivo de esta situación es, que una vez convencido de que las cosas no tienen por qué seguir haciéndose mal, llega para usted la oportunidad de destacarse entre los demás cuando sea usted mismo quien se encuentre frente a un público ante el que exponer sus ideas. Recuerde que estamos hablando de comunicación. Y la comunicación tiene que ver con intentar conseguir que los demás adopten nuestro punto de vista o con hacerles entender el porqué de nuestro entusiasmo, nuestra tristeza o cualquier otro sentimiento. A través de la historia que contamos en nuestra presentación inclinaremos al público en favor de nuestros intereses, sean estos vender un producto o hacer valer nuestra opinión por encima de otras.

El enfoque Zen sobre las presentaciones. Aunque la práctica del Zen no tenga nada que ver con “el arte” de las presentaciones de hoy en día, las actividades profesionales relacionadas con la comunicación comparten con los principios del Zen algunas afinidades.

El Zen, más que un dogma para que todos lo sigan de la misma manera, es un enfoque sobre la vida, un modo de ser. Son muchos y diversos los caminos que llevan a la iluminación. El modo Zen de realizar presentaciones tampoco es un método, en el sentido de un proceso sistemático seguido paso a paso, planificado y lineal. Es un enfoque que implica una dirección o un esquema mental, no una fórmula cuyas reglas hayan de cumplirse por orden.

Mediante esta filosofía se trata de ayudar a aquellas personas que deben realizar presentaciones a hacerlo de un modo novedoso, más simple, más visual y natural y, en consecuencia, más dotado de sentido. En el centro del Zen se encuentra la necesidad personal de ver y descubrir: todos podemos ser comunicadores inteligentes, claros y detallistas si apostamos por explorar nuevas vías para lograrlo. Para empezar, nuestras presentaciones deberían seguir tres principios que iremos detallando más adelante: sujetarse a ciertas limitaciones en el momento de su preparación, ser simples en su diseño y naturales en su desarrollo.

Entre quienes realizan exposiciones ante el público es muy habitual una excesiva preocupación por el software que emplean. El resultado suelen ser unas presentaciones y charlas aquejadas de cierto desorden. Por eso es necesario dejar muy claro desde el principio que PowerPoint no es un método, sino una herramienta, y como tal, puede ser usada correctamente o no en función de los métodos de diseño que se empleen.

La comunicación en la era actual. Muchos de quienes usan PowerPoint en su trabajo están influidos por la educación tradicional que pone todo el énfasis en saber redactar cada uno de los diferentes documentos que se manejan en una empresa (informes, cartas, balances, cuentas de resultados). Sin embargo, un buen comunicador de hoy en día no solo debe dominar el arte de leer y escribir textos, sino que necesita unos sólidos conocimientos de las bases de la comunicación visual.